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Sachbearbeitung Personal & Finanzen

Beschäftigte*r (d/m/w) - Entgeltgruppe 9a TV-L Berliner Hochschulen - Sachbearbeitung Personal & Finanzen

Science of Intelligence ist ein Forschungsverbund zwischen sechs Partnerorganisationen (Technische Universität Berlin, Humboldt-Universität zu Berlin, Freien Universität Berlin, Universität Potsdam, Charité – Universitätsmedizin Berlin und Max-Planck-Institut für Bildungsforschung) mit Sitz in Berlin, der seit 2019 im Rahmen der Exzellenzinitiative des Bundes von der Deutschen Forschungsgesellschaft gefördert wird. Gemeinsam untersuchen internationale Wissenschaftler*innen in interdisziplinären Forschungsteams die Prinzipien, die alle Formen der Intelligenz teilen und gehen ethischverantwortungsvoll der Frage nach, inwieweit diese Prinzipien angewendet werden können, um intelligente Technologien zu schaffen.

Zur weiteren Stärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeitung zur Unterstützung der Geschäftsstelle:

Exzellenzcluster Science of Intelligence
Kennziffer: SClol-375/22

besetzbar ab sofort / befristet bis 31.12.2025 
Bewerbungsfristende: 30.06.2022

Aufgabenbeschreibung:

  • Überwachung aller Zu- und Abflüsse der zur Bewirtschaftung bereitgestellten Mittel, inkl. Koordination der Mittelbewirtschaftung mit den Partnern, Koordination mit der zentralen Buchhaltung der TU sowie den Geldgebern
  • Bearbeitung von Personaleinzelangelegenheiten für den Cluster vom Eintritt bis zum Austritt 
  • Professionelle Beratung der Beschäftigten sowie der Projektleitungen in Personalfragen 
  • Pflege der Personaldatenbank 
  • Erstellung von jährlichen Verwendungsnachweisen gegenüber den Geldgebern 
  • Mitarbeit bei Erstellung und Pflege von Controlling-Tabellen
  • Bearbeitung von Rechnungen, Inventarisierungen und Reisekostenabrechnungen
  • Aufbau und Pflege der Ablage von Rechnungen und weiteren Buchprüfungsunterlagen
  • Abschluss und Überwachung von Dienstleistungs-, Wartungs- und Mietverträgen
  • Betreuung von Vergabeverfahren, Überprüfung der Einhaltung der rechtlichen Grundlagen (Angebotseinholung; Vergabekriterien)

Erwartete Qualifikationen:

  • erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten bzw. Kauffrau*mann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen
  • allgemeine Verwaltungskenntnisse vorzugsweise mit Erfahrung im universitären Arbeitsfeld
  • Fähigkeit zum Umgang mit budgetrelevanten und förderrechtlichen Bestimmungen
  • Fundierte Kenntnisse im Personal- und Haushaltsrecht, Kenntnisse der DSGVO
  • Kenntnisse in Projektmanagement, Controlling & Finanzplanung
  • sehr gute Kenntnisse von MS Office (Word, Excel), Erfahrung in der Pflege von Datenbanken
  • Erfahrungen im Umgang mit SAP erwünscht
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • selbständige, sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise, Erfahrungen in internationalen Kontexten
  • ausgeprägte Kommunikations- und Konfliktfähigkeit, Serviceorientierung, Teamfähigkeit

Wir bieten:

  • zunächst Befristung bis 31.12.2025, Verlängerung ggf. möglich
  • 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. als arbeitsfreie Tage
  • familienfreundliche Gleitzeit und Urlaubsvergabe
  • attraktive Betriebsrente VBL
  • zusätzlich Vermögenswirksame Leistungen
  • Zuschuss zum Jobticket im ganzen Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg
  • zahlreiche Sportangebote und ein Fitnessstudio direkt in der Universität


Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über den Apply Now Link (siehe unten) Ihre Bewerbung sollte folgende Dokumente enthalten: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Kopien von Abschluss- und Arbeitszeugnissen, ggf. weitere Dokumente, die uns nach Ihrer Ansicht helfen können, ihre Kompetenz zu beurteilen.

Kontakt: Sarah Beckmann, s.beckmann@scioi.de, Tel. +49 30 314 73848.

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf Elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung:

https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/ oder Direktzugang: 214041.

Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit.

Technische Universität Berlin - Die Präsidentin - Exzellenzcluster Science of Intelligence - Sekr. SClol, Marchstraße 23, 10587 Berlin

Die Stellenausschreibung ist auch im Internet abrufbar unter: https://www.personalabteilung.tu-berlin.de/menue/jobs/