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Office Mana­ger*in /Lei­tung Front Office (d/m/w) - E9a TV-L, Stellenumfang 100% 

Befristete Stelle bis 31.12.2025

Bewerbungsfristende 06.01.2023

Teil­zeit­be­schäf­ti­gung ist ggf. mög­lich

Sci­ence of Intel­li­gence ist ein For­schungs­ver­bund zwi­schen sechs Part­ner­or­ga­ni­sa­tio­nen (Tech­ni­sche Uni­ver­si­tät Ber­lin, Hum­boldt-Uni­ver­si­tät zu Ber­lin, Freie Uni­ver­si­tät Ber­lin, Uni­ver­si­tät Pots­dam, Cha­rité – Uni­ver­si­täts­me­di­zin Ber­lin und Max-Planck-Insti­tut für Bil­dungs­for­schung) mit Sitz in Ber­lin, der seit 2019 im Rah­men der Exzel­lenz­in­itia­tive des Bun­des von der Deut­schen For­schungs­ge­sell­schaft geför­dert wird. Gemein­sam unter­su­chen inter­na­tio­nale Wis­sen­schaft­ler*innen in inter­dis­zi­pli­nä­ren For­schungs­teams die Prin­zi­pien, die alle For­men der Intel­li­genz tei­len und gehen ethisch ver­ant­wor­tungs­voll der Frage nach, inwie­weit diese Prin­zi­pien ange­wen­det wer­den kön­nen, um intel­li­gente Tech­no­lo­gien zu schaf­fen.
Zur wei­te­ren Stär­kung unse­res inter­dis­zi­pli­nä­ren Teams suchen wir zum nächst­mög­li­chen Zeit­punkt Unter­stüt­zung für die Geschäfts­stelle.

Aufgabenbeschreibung:

Selb­stän­dige Füh­rung des Sekre­ta­ri­ats des For­schungs­ver­bun­des, insb. Erle­di­gung allg. Sekre­ta­ri­ats-, Ver­wal­tungs-, Orga­ni­sa­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­auf­ga­ben sowie Kor­re­spon­denz und Ter­min­ma­nage­ment (zum Groß­teil in eng­li­scher bzw. wei­te­rer Fremd­spra­chen)

  • Per­so­nal­ver­wal­tung des Ver­bun­des (u. a. Vor­be­rei­tung von Per­so­nal­vor­gän­gen, Füh­ren von Urlaubs­da­teien)
  • Bear­bei­tung von Dritt­mit­tel-, Haus­halts-, Bestell-, Beschaf­fungs- und Dienst­rei­se­an­ge­le­gen­hei­ten
  • Raum- und Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment, Orga­ni­sa­tion inter­ner Abläufe
  • Ver­wal­tung und Pflege von Daten­ban­ken und Wikis
  • orga­ni­sa­to­ri­sche Betreu­ung von inter­na­tio­na­len Mit­ar­bei­ter*innen und Gast­wis­sen­schaft­ler*innen
  • Kor­re­spon­denz mit und admi­nis­tra­tive Bera­tung von Stu­die­ren­den
  • Vor- und Nach­be­rei­tung von inter­nen und exter­nen Sit­zun­gen
  • Mit­ar­beit bei Web­sei­ten­re­dak­tion und Wer­be­maß­nah­men, Kor­rek­tur und Lek­to­rat von Tex­ten und Infor­ma­ti­ons­ma­te­rial sowie Anfer­ti­gung ein­fa­cher Über­set­zun­gen

Erwartete Qualifikationen:

  • Erfolg­reich abge­schlos­sene Aus­bil­dung als Ver­wal­tungs­fach­an­ge­stellte*r oder Kauf­frau*mann für Büro­ma­nage­ment bzw. sons­tige Beschäf­tigte mit gleich­wer­ti­gen Fähig­kei­ten und Erfah­run­gen in den Berei­chen Ver­wal­tung, Finan­zen und Per­so­nal
  • Nach­ge­wie­sene Arbeits­er­fah­rung Sekre­ta­ri­ats­be­reich
  • Kennt­nisse der Dritt­mit­tel­be­wirt­schaf­tung
  • Sehr gute Beherr­schung sekre­ta­ri­ats­ty­pi­scher Office-Anwen­dun­gen
  • Nach­ge­wie­sene Erfah­run­gen mit Cloud-basier­ten Wis­sens­ma­nage­ment-Anwen­dun­gen (Daten­ban­ken, Con­tent-Manage­ment-Sys­te­men, Wikis)
  • Erfah­run­gen im Umgang mit Ver­wal­tungs­soft­ware SAP von Vor­teil
  • sehr gute Deutsch- und Eng­lisch­kennt­nisse in Wort und Schrift und einer wei­te­ren Fremd­spra­che
  • Erwar­tet wird sowohl die Fähig­keit zu selb­stän­di­ger Arbeit als auch zur Arbeit nach Vor­ga­ben, aus­ge­prägte Ser­vice­ori­en­tie­rung, Selb­stän­dig­keit, Orga­ni­sa­ti­ons­ta­lent, Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Team­fä­hig­keit
  • Kennt­nisse von uni­ver­si­tä­ren Ver­wal­tungs­ab­läu­fen von Vor­teil

Wir bie­ten:
  • Befris­tung bis 31.12.2025
  • 30 Tage Urlaub, zusätz­lich den 24.12. und 31.12. als arbeits­freie Tage
  • fami­li­en­freund­li­che Arbeits­zeit im Rah­men der Dienst­ver­ein­ba­rung fle­xi­ble Arbeits­zeit und Urlaubs­ver­gabe
  • attrak­tive Betriebs­rente VBL
  • zusätz­lich Ver­mö­gens­wirk­same Leis­tun­gen
  • Zuschuss zum Job­ti­cket im gan­zen Ver­kehrs­ver­bund Ber­lin-Bran­den­burg
  • zahl­rei­che Sport­an­ge­bote und ein Fit­ness­stu­dio direkt in der Uni­ver­si­tät

Hinweise zur Bewerbung:

Die Bewer­bung ist vor­zugs­weise über "Apply now!" unten ein­zu­rei­chen und sollte fol­gende Unter­la­gen ent­hal­ten: Moti­va­ti­ons­schrei­ben, Lebens­lauf, ggf. Kopien der Abschluss­zeug­nisse & wei­tere Doku­mente, die Aus­kunft zur Eig­nung geben kön­nen.

Kon­takt: Kath­leen Waak, waak@scioi.de, Tel. +49 30 314 70731.

Mit der Abgabe einer Online­be­wer­bung geben Sie als Bewer­ber*in Ihr Ein­ver­ständ­nis, dass Ihre Daten elek­tro­nisch ver­ar­bei­tet und gespei­chert wer­den. Wir wei­sen dar­auf hin, dass bei unge­schütz­ter Über­sen­dung Ihrer Bewer­bung auf elek­tro­ni­schem Wege keine Gewähr für die Sicher­heit über­mit­tel­ter per­sön­li­cher Daten über­nom­men wer­den kann. Daten­schutz­recht­li­che Hin­weise zur Ver­ar­bei­tung Ihrer Daten gem. DSGVO fin­den Sie auf der Web­seite der Per­so­nal­ab­tei­lung: https://www.abt2-t.tu-berlin.de/menue/themen_a_z/datenschutzerklaerung/ oder Direkt­zu­gang: 214041.

Zur Wah­rung der Chan­cen­gleich­heit zwi­schen Frauen und Män­nern sind Bewer­bun­gen von Frauen mit der jewei­li­gen Qua­li­fi­ka­tion aus­drück­lich erwünscht. Schwer­be­hin­derte wer­den bei glei­cher Eig­nung bevor­zugt berück­sich­tigt. Die TU Ber­lin schätzt die Viel­falt ihrer Mit­glie­der und ver­folgt die Ziele der Chan­cen­gleich­heit.

Tech­ni­sche Uni­ver­si­tät Ber­lin - Die Prä­si­den­tin - Exzel­lenz­clus­ter Sci­ence of Intel­li­gence - Sekr. MAR 5-2 (SClol), March­straße 23, 10587 Ber­lin